Regulamin NEXT SCENE EVENTS

1. Wstęp

Niniejszy dokument (dalej: „Regulamin”) określa zasady korzystania z serwisu internetowego dostępnego pod adresem https://nextsceneevents.com/ (dalej: „Serwis”), zarządzanego przez NEXT SCENE EVENTS (dalej: „Organizator”), a także warunki świadczenia usług organizacji wydarzeń, wieczorów tematycznych, imprez firmowych oraz rozgrywek gier offline, w tym gier karcianych (np. poker) na rzecz klientów (dalej: „Usługi”).

Regulamin ma zastosowanie do wszystkich Użytkowników Serwisu oraz Klientów korzystających z Usług Organizatora, niezależnie od formy zawarcia umowy (online, mailowo, telefonicznie lub w formie pisemnej). Korzystając z Serwisu lub zlecając Organizatorowi organizację wydarzenia, Klient potwierdza, że zapoznał się z Regulaminem, akceptuje jego treść oraz zobowiązuje się do jego przestrzegania.

2. Definicje

Na potrzeby niniejszego Regulaminu poniższym pojęciom nadaje się następujące znaczenie:

• Klient – osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która zawiera z Organizatorem umowę o świadczenie Usług lub składa zapytanie dotyczące organizacji wydarzenia.
• Użytkownik – każda osoba odwiedzająca Serwis, w tym Klient, korzystająca z jego funkcjonalności bez konieczności zawierania umowy o świadczenie Usług.
• Serwis – serwis internetowy dostępny pod adresem https://nextsceneevents.com/, prezentujący ofertę Organizatora oraz umożliwiający kontakt, wysyłanie zapytań i rezerwację terminów.
• Usługa lub Usługi – usługa organizacji i obsługi wydarzeń realizowana przez Organizatora, w szczególności: imprezy prywatne, eventy firmowe, wieczory tematyczne, gry integracyjne oraz rozgrywki gier offline (w tym gier karcianych, jak poker), zgodnie z indywidualną ofertą ustaloną z Klientem.
• Wydarzenie – konkretne wydarzenie, impreza lub projekt realizowany przez Organizatora na rzecz Klienta na podstawie zawartej umowy.
• Umowa – umowa o świadczenie Usług zawarta pomiędzy Klientem a Organizatorem, której integralną część stanowi niniejszy Regulamin, a także indywidualna oferta, harmonogram i ustalenia przesłane Klientowi.
• Formularz kontaktowy – interaktywna funkcjonalność Serwisu dostępna w zakładce Kontakt, umożliwiająca wysłanie zapytania dotyczącego oferty, terminu lub wyceny.
• Dane kontaktowe – dane umożliwiające skontaktowanie się z Organizatorem, w szczególności adres e-mail i numer telefonu wskazane w zakładce Kontakt.

3. Zakres Usług

Organizator świadczy profesjonalne usługi w zakresie planowania, organizacji i koordynacji wydarzeń o charakterze rozrywkowym, integracyjnym i tematycznym. W szczególności Usługi obejmują:

• organizację imprez prywatnych, w tym m.in. urodzin, jubileuszy, wieczorów panieńskich i kawalerskich, spotkań towarzyskich oraz innych uroczystości okolicznościowych;
• organizację wydarzeń i eventów firmowych, w tym imprez integracyjnych, gal, spotkań networkingowych, wieczorów tematycznych, wydarzeń motywacyjnych i team-buildingowych;
• przygotowanie i prowadzenie wieczorów tematycznych, takich jak m.in. wieczory kasynowe, filmowe, retro, scenariuszowe, fabularne czy oparte na motywie wybranym przez Klienta;
• organizację i prowadzenie gier offline, w tym gier karcianych (np. poker), gier planszowych, turniejów towarzyskich, quizów, gier integracyjnych i innych atrakcji interaktywnych;
• koordynację elementów technicznych i logistycznych wydarzeń, takich jak: dobór lokalizacji, oprawa muzyczna, oświetlenie, wyposażenie, prowadzący, animatorzy, obsługa barmańska lub techniczna – w zakresie ustalonym indywidualnie z Klientem;
• przygotowanie spersonalizowanych scenariuszy wydarzeń, harmonogramów i propozycji atrakcji dopasowanych do charakteru Wydarzenia i budżetu Klienta.

Szczegółowy zakres konkretnej Usługi jest każdorazowo ustalany indywidualnie z Klientem i opisany w ofercie, harmonogramie lub innym dokumencie przekazanym Klientowi przed zawarciem Umowy. Informacje prezentowane w Serwisie (w tym w zakładkach Usługi, Wydarzenia, Motywy i Doświadczenia) mają charakter poglądowy i nie stanowią oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego, lecz zaproszenie do zawarcia umowy.

4. Warunki korzystania z Serwisu

Korzystanie z Serwisu jest dobrowolne i bezpłatne. Użytkownik zobowiązany jest do korzystania z Serwisu w sposób zgodny z przepisami prawa, dobrymi obyczajami oraz postanowieniami niniejszego Regulaminu, w szczególności do:

• niepodejmowania działań mogących zakłócić funkcjonowanie Serwisu lub utrudnić korzystanie z niego innym Użytkownikom;
• nieprzekazywania treści bezprawnych, obraźliwych, naruszających dobra osobiste osób trzecich lub prawa autorskie;
• niepodejmowania prób nieuprawnionego dostępu do zasobów Serwisu, systemów informatycznych lub kont innych Użytkowników (jeżeli takie zostaną wprowadzone);
• podawania prawdziwych, aktualnych i kompletnych danych kontaktowych podczas korzystania z formularzy lub dokonywania rezerwacji.

Za pośrednictwem Serwisu Użytkownik może w szczególności:

• zapoznać się z ofertą Organizatora i przykładowymi realizacjami (zakładki O nas, Wydarzenia, Doświadczenia);
• złożyć zapytanie o dostępność terminu, wycenę lub szczegóły oferty poprzez formularz w zakładce Kontakt;
• zainicjować proces rezerwacji Wydarzenia;
• zapoznać się z dokumentami prawnymi, w tym z Polityką prywatności i niniejszym Regulaminem.

Do korzystania z Serwisu wymagane jest urządzenie z dostępem do internetu i zaktualizowaną przeglądarką internetową umożliwiającą wyświetlanie stron WWW. Organizator dokłada starań, aby Serwis był dostępny w sposób ciągły, jednak zastrzega sobie prawo do czasowych przerw technicznych, konserwacyjnych lub modernizacyjnych.

5. Zasady rezerwacji i zawarcia umowy

Proces rezerwacji Usług i zawarcia Umowy przebiega w szczególności w następujących etapach:

1. Zapytanie wstępne – Klient kontaktuje się z Organizatorem poprzez formularz w zakładce Kontakt, wiadomość e-mail lub telefonicznie, przekazując podstawowe informacje o planowanym Wydarzeniu (termin, miejsce, liczba uczestników, charakter wydarzenia, budżet).
2. Przygotowanie oferty – na podstawie uzyskanych informacji Organizator przygotowuje wstępną lub szczegółową ofertę wraz z opisem proponowanych Usług, orientacyjnym harmonogramem oraz warunkami cenowymi.
3. Ustalenia szczegółowe – po akceptacji ogólnych założeń przez Klienta, strony dokonują doprecyzowania zakresu Usług, terminu, miejsca, liczby uczestników, dodatkowych atrakcji oraz innych elementów składających się na Wydarzenie.
4. Potwierdzenie rezerwacji – rezerwacja terminu oraz zakresu Usług następuje po wyraźnym potwierdzeniu przez Klienta (mailowo, pisemnie lub poprzez akceptację oferty) oraz po spełnieniu warunków wstępnych określonych przez Organizatora, w szczególności po dokonaniu wymaganej przedpłaty lub zadatku, jeżeli zostały przewidziane.
5. Zawarcie Umowy – Umowa zostaje zawarta w momencie jednoznacznego potwierdzenia przez Organizatora przyjęcia zlecenia do realizacji, co może nastąpić poprzez wiadomość e-mail, podpisanie dokumentu umowy lub inny jednoznaczny sposób komunikacji elektronicznej. Ustalenia dokonane pomiędzy stronami (oferta, harmonogram, budżet) stanowią integralną część Umowy.

Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia zlecenia lub rezerwacji w szczególności w przypadku:

• braku dostępności terminu, zasobów lub personelu;
• nieprzekazania przez Klienta niezbędnych informacji potrzebnych do przygotowania i realizacji Wydarzenia;
• braku dokonania wymaganej przedpłaty lub zadatku w ustalonym terminie;
• stwierdzenia, że charakter planowanego Wydarzenia narusza przepisy prawa, dobre obyczaje lub może narazić Organizatora na szkodę wizerunkową.

6. Prawa i obowiązki Klienta

Klient ma prawo do:

• uzyskania pełnych i rzetelnych informacji o ofercie, zakresie Usług, cenach i warunkach realizacji Wydarzenia;
• zgłaszania uwag i oczekiwań dotyczących scenariusza, programu i charakteru Wydarzenia, w granicach uzgodnionego budżetu i możliwości Organizatora;
• zmiany wybranych elementów Wydarzenia w uzgodnieniu z Organizatorem, z poszanowaniem zasad określonych w części Polityka anulowania i zmiany rezerwacji;
• uzyskania informacji o ewentualnych ryzykach i ograniczeniach związanych z uczestnictwem w Wydarzeniu (np. ograniczenia wiekowe w przypadku gier karcianych czy konsumpcji alkoholu);
• składania reklamacji dotyczących sposobu realizacji Usług, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Klient zobowiązany jest w szczególności do:

• podawania prawdziwych, kompletnych i aktualnych danych niezbędnych do przygotowania i realizacji Wydarzenia;
• przekazania Organizatorowi wszystkich istotnych informacji mogących mieć wpływ na bezpieczeństwo i komfort uczestników (np. ograniczenia zdrowotne, wiek uczestników, szczególne wymogi miejsca realizacji);
• zapewnienia, że uczestnicy Wydarzenia będą przestrzegać regulaminów obowiązujących w miejscu realizacji (np. obiektu, sali, klubu) oraz poleceń personelu Organizatora;
• zapewnienia, że osoby uczestniczące w aktywnościach związanych z grami karcianymi, w tym pokerem, lub w innych aktywnościach obarczonych ograniczeniami prawnymi spełniają wymagane kryteria (w tym w szczególności odpowiedni wiek);
• dokonywania płatności za Usługi w terminach i wysokościach określonych w Umowie lub ofercie;
• niepodejmowania działań, które mogłyby utrudnić lub uniemożliwić Organizatorowi prawidłową realizację Wydarzenia.

Klient ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone przez siebie lub uczestników Wydarzenia, którzy działają z jego inicjatywy, na terenie obiektu, w którym odbywa się Wydarzenie, jak i wobec sprzętu, wyposażenia czy materiałów udostępnionych przez Organizatora lub podmioty współpracujące.

7. Prawa i obowiązki Organizatora

Organizator zobowiązuje się w szczególności do:

• dołożenia należytej staranności przy planowaniu i realizacji Wydarzenia, zgodnie z ustalonym zakresem Usług, budżetem i harmonogramem;
• zapewnienia wykwalifikowanego personelu (prowadzących, animatorów, koordynatorów, obsługi technicznej) w zakresie uzgodnionym z Klientem;
• informowania Klienta o istotnych okolicznościach mających wpływ na realizację Wydarzenia, w szczególności o zdarzeniach nadzwyczajnych, które mogą wymagać zmiany terminu, miejsca lub programu;
• przestrzegania obowiązujących przepisów prawa, w tym dotyczących bezpieczeństwa uczestników oraz ochrony danych osobowych.

Organizator ma prawo w szczególności do:

• odmowy realizacji części lub całości programu Wydarzenia w przypadku, gdy jego przebieg mógłby naruszać przepisy prawa, zasady współżycia społecznego, dobre obyczaje lub zagrażać bezpieczeństwu uczestników;
• dokonywania nieistotnych zmian w scenariuszu lub harmonogramie Wydarzenia, podyktowanych względami bezpieczeństwa, warunkami technicznymi, pogodowymi lub innymi okolicznościami niezależnymi od Organizatora, przy jednoczesnym zachowaniu ogólnego charakteru Wydarzenia;
• korzystania z podwykonawców lub partnerów zewnętrznych przy realizacji całości lub części Usług, przy zachowaniu odpowiedzialności za ich działania wobec Klienta na zasadach określonych w Umowie i Regulaminie;
• zakończenia lub przerwania Wydarzenia w przypadku rażącego naruszenia przez Klienta lub uczestników przyjętych zasad bezpieczeństwa lub porządku, przy czym w takiej sytuacji Klientowi nie przysługuje zwrot wynagrodzenia, chyba że co innego wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

8. Warunki płatności

Wynagrodzenie Organizatora za realizację Wydarzenia jest każdorazowo ustalane indywidualnie z Klientem i określone w ofercie, harmonogramie kosztów lub Umowie. Ceny podawane w Serwisie (w tym w zakładkach Usługi, Dla firm) mają charakter orientacyjny i informacyjny.

O ile strony nie postanowią inaczej, płatności odbywają się według następujących zasad:

• po akceptacji oferty Klient dokonuje przedpłaty lub zadatku w wysokości i terminie wskazanym w ofercie lub Umowie – jej otrzymanie jest warunkiem potwierdzenia rezerwacji terminu;
• pozostała część wynagrodzenia płatna jest w terminie określonym przez strony, najpóźniej na kilka dni roboczych przed planowaną datą Wydarzenia lub bezpośrednio po jego zakończeniu – zgodnie z uzgodnionym harmonogramem płatności;
• płatność może być realizowana w formie przelewu bankowego, płatności online lub inną metodą zaakceptowaną przez Organizatora i wskazaną Klientowi w ofercie.

Organizator zastrzega sobie prawo do doliczenia dodatkowych opłat w szczególności w przypadku:

• dokonywania przez Klienta istotnych zmian w zakresie Usług lub liczbie uczestników na krótko przed datą Wydarzenia, skutkujących dodatkowymi kosztami po stronie Organizatora;
• konieczności poniesienia nieprzewidzianych wcześniej kosztów logistycznych, transportowych lub noclegowych, wynikających z nowych ustaleń z Klientem;
• przedłużenia czasu trwania Wydarzenia ponad ustalone w Umowie ramy czasowe.

Szczegółowe informacje dotyczące form płatności oraz ewentualnych opłat dodatkowych mogą zostać doprecyzowane w Umowie, ofercie lub korespondencji z Klientem.

9. Polityka anulowania i zmiany rezerwacji

Klient ma prawo do rezygnacji z zamówionych Usług lub wnioskowania o zmianę terminu lub zakresu Wydarzenia, z zastrzeżeniem poniższych zasad oraz indywidualnych postanowień Umowy:

• rezygnacja z Wydarzenia powinna zostać zgłoszona Organizatorowi w formie umożliwiającej utrwalenie treści oświadczenia (np. e-mail);
• w przypadku rezygnacji na krótko przed datą Wydarzenia Organizator może zachować całość lub część otrzymanego zadatku lub przedpłaty, stosownie do poniesionych kosztów i zaawansowania prac organizacyjnych;
• zmiana terminu Wydarzenia jest możliwa wyłącznie po uzgodnieniu z Organizatorem i potwierdzeniu dostępności nowych terminów; w niektórych przypadkach może wiązać się z dodatkowymi kosztami, w szczególności gdy Organizator poniósł już wydatki niemożliwe do odzyskania;
• zmiana liczby uczestników, miejsca realizacji lub zakresu atrakcji może wpłynąć na cenę końcową Usługi, o czym Organizator poinformuje Klienta przed wprowadzeniem zmian.

Szczegółowe warunki anulowania i dokonywania zmian, w tym ewentualne progi czasowe oraz procentowe wartości zwrotów, mogą zostać odrębnie określone w Umowie lub ofercie indywidualnej. W przypadku rozbieżności pomiędzy niniejszym Regulaminem a postanowieniami Umowy, pierwszeństwo mają postanowienia Umowy, o ile nie są sprzeczne z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa.

10. Odpowiedzialność

Organizator ponosi odpowiedzialność wobec Klienta za należyte wykonanie zobowiązań wynikających z Umowy, z zastrzeżeniem ograniczeń przewidzianych w niniejszym Regulaminie oraz bezwzględnie obowiązujących przepisach prawa.

Organizator nie ponosi odpowiedzialności w szczególności za:

• szkody powstałe na skutek działania siły wyższej, zdarzeń losowych lub okoliczności niezależnych od Organizatora, których przy zachowaniu należytej staranności nie można było przewidzieć ani im zapobiec (np. ekstremalne warunki pogodowe, awarie infrastruktury obiektu, decyzje władz);
• szkody wynikające z nieprzestrzegania przez Klienta lub uczestników Wydarzenia przekazanych zasad bezpieczeństwa, regulaminów obiektów lub instrukcji personelu;
• szkody spowodowane podaniem przez Klienta nieprawdziwych, niekompletnych lub nieaktualnych informacji, mających znaczenie dla przygotowania i przebiegu Wydarzenia;
• utracone korzyści Klienta (lucrum cessans), chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.

W odniesieniu do aktywności związanych z grami offline, w tym grami karcianymi (np. poker), Organizator:

• realizuje wyłącznie wydarzenia o charakterze rozrywkowym i integracyjnym, bez organizacji gier hazardowych w rozumieniu właściwych przepisów prawa, chyba że zostanie to zorganizowane zgodnie z wymaganymi przepisami i pozwoleniami;
• może wprowadzić ograniczenia wiekowe lub inne wymogi udziału w wybranych aktywnościach, o czym informuje Klienta przed realizacją Wydarzenia;
• nie ponosi odpowiedzialności za zachowania uczestników pozostające poza jego kontrolą, w szczególności za decyzje finansowe podejmowane przez uczestników poza obrębem oficjalnego programu Wydarzenia.

Zakres odpowiedzialności Organizatora wobec Klienta może zostać dodatkowo uregulowany w Umowie. W przypadku Klientów niebędących konsumentami odpowiedzialność Organizatora może zostać ograniczona do wysokości wynagrodzenia brutto należnego Organizatorowi z tytułu realizacji Umowy, z wyłączeniem szkód wyrządzonych umyślnie.

11. Postanowienia końcowe

Regulamin obowiązuje od momentu opublikowania go w Serwisie. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie w przypadku:

• zmiany przepisów prawa mających wpływ na treść Regulaminu lub sposób świadczenia Usług;
• rozszerzenia lub zmiany zakresu działalności Organizatora;
• konieczności doprecyzowania postanowień Regulaminu lub dostosowania ich do zmian funkcjonalności Serwisu.

Zmiany Regulaminu wchodzą w życie z dniem ich opublikowania w Serwisie, z zastrzeżeniem, że do Umów zawartych przed dniem wprowadzenia zmian stosuje się Regulamin w brzmieniu obowiązującym w dniu zawarcia danej Umowy, chyba że strony postanowią inaczej lub co innego wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

Wszelkie spory wynikłe na tle stosowania Regulaminu lub realizacji Umowy będą rozstrzygane w pierwszej kolejności polubownie, w drodze negocjacji pomiędzy stronami. W przypadku braku porozumienia spór zostanie poddany pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego miejscowo według siedziby Organizatora, z zastrzeżeniem przepisów dotyczących ochrony konsumentów.

W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz inne powszechnie obowiązujące przepisy.

Kontakt z Organizatorem jest możliwy za pośrednictwem danych wskazanych w zakładce Kontakt w Serwisie. W celu zgłoszenia pytań, wątpliwości lub reklamacji związanych z Regulaminem lub realizacją Usług, Klient może skorzystać z formularza kontaktowego lub bezpośrednio z podanych danych teleadresowych.

Integralną część Regulaminu stanowią dokumenty podlinkowane w jego treści, w szczególności Polityka prywatności. Korzystanie z Serwisu oraz zlecenie Organizatorowi realizacji Wydarzenia oznacza akceptację postanowień Regulaminu.